Huespeding · Gestión de alojamientos turísticos
Una plataforma para llevar varios alojamientos desde un solo panel.
Software a medida y redes sociales para gestión de alojamientos turísticos.
Quiero algo parecido- Servicio
- Software a medida y redes sociales
- Plazo
- Desarrollo por fases: la primera versión útil en 10 semanas
- Referencia de precio
- Una plataforma de gestión con este alcance se presupuesta por módulos, desde 4.000 €.
El punto de partida
Gestionar alojamientos turísticos no es difícil: es repetitivo. Por cada apartamento hay que llevar el calendario, contestar al huésped, hacer el check-in, presentar el parte de viajeros, cuadrar la limpieza entre una salida y la entrada siguiente y revisar que no se solape nada. Con dos alojamientos se lleva de cabeza. Con diez, el trabajo administrativo se come el día entero.
El problema no es el volumen de reservas, es que el esfuerzo crece en línea recta con cada alojamiento nuevo. Quien gestiona acaba trabajando más por cada piso que suma, cuando debería trabajar menos.
A eso se añade la parte que no se puede improvisar: el parte de viajeros es una obligación legal con plazo, y la limpieza mal cuadrada es una reseña mala casi asegurada.
El problema
Gestionar varios apartamentos significa repetir el mismo trabajo por cada uno: reservas, check-in, parte de viajeros, limpieza y mensajes con el huésped. Multiplicado por alojamiento y por temporada, se va el día entero.
Qué construimos
- Reservas y calendario de todos los alojamientos en una sola pantalla
- Check-in digital y parte de viajeros preparado para presentar
- Planificación de limpiezas entre salida y entrada
- Mensajes automáticos al huésped en los momentos que importan
Cómo lo hicimos
Empezar por lo que más veces se repite al día
Se listó todo lo que hay que hacer por alojamiento y por reserva, y se ordenó por cuántas veces ocurre. Lo que se repite veinte veces al día es lo que hay que automatizar primero; lo que pasa una vez al mes puede esperar.
Un calendario único para todos los alojamientos
Ver diez calendarios por separado obliga a llevar el solapamiento en la cabeza. En una sola pantalla, con todas las entradas y salidas del día, el hueco entre una salida y la entrada siguiente se ve sin buscarlo.
Check-in digital y parte de viajeros ya preparado
El huésped rellena sus datos antes de llegar y el parte queda listo para presentar. Deja de ser una tarea de última hora que alguien hace corriendo con el móvil en el portal.
Mensajes automáticos, pero en los momentos que importan
Confirmación, instrucciones de llegada, recordatorio de salida y petición de reseña. Ni uno más: la automatización que manda mensajes de relleno consigue que el huésped deje de leerlos todos.
Limpieza planificada con la ocupación delante
La planificación de limpiezas se hace sobre el calendario real, así que se ve de un vistazo qué pisos hay que dejar listos hoy y cuáles pueden esperar a mañana.
Qué se entregó
- Panel único con todos los alojamientos, su calendario y su ocupación
- Ficha de reserva con datos del huésped, importe y estado
- Check-in digital y parte de viajeros preparado para presentar
- Planificación de limpiezas cuadrada con entradas y salidas
- Mensajería automática en los momentos clave de la estancia
- Gestión de redes sociales del proyecto, en paralelo al desarrollo
Qué cambió
El trabajo administrativo dejó de crecer con cada alojamiento nuevo: gestionar diez cuesta lo que costaba gestionar tres.
Qué se lleva de aquí cualquiera de este sector
En la gestión de alojamientos, la rentabilidad no está en subir el precio de la noche: está en que sumar un apartamento no sume trabajo administrativo. Ese es el techo real de casi todos los gestores pequeños.
La prueba de que una herramienta así funciona es sencilla: si gestionar diez alojamientos cuesta lo que costaba gestionar tres, va bien. Si cuesta el triple, la herramienta no ha resuelto nada.
Preguntas sobre proyectos como este
¿Sirve para cualquier número de alojamientos?
Sí, y precisamente cuanto más crece el número más se nota. Con uno o dos apartamentos se puede llevar a mano; a partir de cuatro o cinco, el tiempo administrativo empieza a ser el problema principal.
¿Se puede conectar con los portales de reserva?
Es lo primero que se plantea en un proyecto así, y se valora caso por caso según con qué portales trabaje cada gestor y qué permite su API. Se hace por fases, empezando por lo que ahorra más tiempo.
¿Qué pasa con los datos de los huéspedes?
Son datos personales y se tratan como tales: acceso por usuario, almacenamiento en Europa y sólo la información necesaria para la reserva y el parte de viajeros.
¿Cuánto se tarda en tener algo funcionando?
La primera versión útil, en torno a diez semanas. No se espera al proyecto entero: se pone en marcha lo que ya resuelve trabajo y se sigue construyendo encima.
¿Tienes un caso parecido? Así trabajamos software a medida y redes sociales, y en media hora se ve si tu caso encaja.